Khi chúng ta bắt đầu một cuộc trò chuyện, gặp gỡ ai đó mới, hay giới thiệu cho mọi người về một chủ đề mới, việc lựa chọn chính xác độ dài và sự tóm tắt là rất quan trọng. Nó giống như việc bạn đang cố gắng cân bằng một đĩa trên bàn tay của mình - nếu nó lệch quá nhiều, nó sẽ rơi; nhưng nếu nó cân bằng quá mức, bạn sẽ không thể di chuyển.
Tương tự như vậy, trong các hoạt động thương mại và học thuật, bài giới thiệu (hoặc thuyết trình) cũng cần phải đạt đến sự cân bằng thích hợp. Khi bài thuyết trình quá ngắn hoặc thiếu, nó có thể làm mất thông điệp chính hoặc gây nhầm lẫn. Ngược lại, nếu bài thuyết trình quá dài hoặc phức tạp, nó có thể khiến khán giả nhàm chán, mất tập trung, hoặc thậm chí bị bão hòa.
Ví dụ, một buổi thuyết trình bán hàng mà thiếu sự nhấn mạnh vào những ưu điểm nổi bật của sản phẩm có thể khiến khách hàng cảm thấy lúng túng, và họ có thể nghi ngờ liệu sản phẩm đó có đáng để mua không. Mặt khác, một bài thuyết trình với quá nhiều chi tiết, dẫn đến việc làm mờ ánh sáng thông điệp cốt lõi, cũng có thể làm hỏng việc bán hàng.
Để giữ cho mọi thứ cân bằng, hãy tưởng tượng bạn đang kể một câu chuyện cho một đứa trẻ 5 tuổi. Bạn sẽ phải tránh việc sử dụng các từ ngữ quá chuyên môn hóa, cũng như việc chỉ đơn giản nói "đó là một câu chuyện thú vị". Bạn cần đảm bảo rằng bạn cung cấp đủ thông tin để tạo sự hiểu biết, nhưng cũng cần đủ đơn giản để dễ hiểu.
Trong thế giới kinh doanh, vấn đề này trở nên phức tạp hơn vì người nghe thường có mức độ hiểu biết khác nhau. Vì vậy, điều quan trọng là bạn nên nắm vững nội dung của mình, biết rõ đối tượng của bạn, và thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng về cách thức truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả nhất.
Nhìn chung, tìm ra độ dài thích hợp của một bài thuyết trình là cả một nghệ thuật lẫn một khoa học. Bạn cần phải tìm được sự cân bằng giữa việc chia sẻ thông tin và việc làm cho người nghe quan tâm. Một khi bạn đã tìm thấy điều này, bạn sẽ thấy mình đã tạo ra một bài thuyết trình hấp dẫn, hiệu quả, mà không bị quá tải thông tin, và không làm người nghe thất vọng.
